A CareFlex szoftverrendszer a közintézményekben (pl. iskolák, óvodák, önkormányzati létesítmények) történő étkeztetés adminisztratív és pénzügyi feladatainak teljes körű ellátására kínál megoldást.
A CareFlex szoftver segítségével egyszerűen kezelhetőek egy vagy több intézmény valamennyi étkezőjének személyes adatai, étkezési igénylése vagy lemondása, kedvezményre való jogosultsága, valamint a keletkezett fizetési kötelezettsége, befizetései, tartozásai és a kiállított készpénzes vagy átutalásos számlái.
A CareFlex rendszer a rögzített igénylések, lemondások, kedvezmények alapján elkészíti a számlát, igény esetén adatokat biztosít az intézmény könyvelési rendszerébe. Rugalmasan oldhatók meg a normatívákban, támogatási intenzitásban, jelenlétben és elszámolásban bekövetkező változások, az azokból keletkező korrekciók átláthatóan elszámolhatók.
A CareFlex rendszer működése:
- Rendszerünk megfelel minden hatályos jogszabálynak, a NAV számára kötelező adatszolgáltatásokat is
- Könnyen áttekinthető kezelőfelület, ergonomikus kialakítás
- Szabadon definiálhatja a tanulói kategóriákat és hozzájuk tetszőleges kedvezményeket állíthat be, ezek év közben is módosíthatók
- Az étkezési típusok beállítása egyénenként, és csoportban is módosíthatók, változtatási lehetőség akár hónap közben is
- Adatbázisához a tanulók/dolgozók adatait átemelheti akár a KIR-ből is
- Egy rendszerben több intézményt is kezelhet és hozzá csoportosíthatja a felhasználókat ? óvoda, általános iskola, gimnázium, kollégium, dolgozó
- A programon belül minden egyes személyhez saját normatíva és engedmény rendelhető
- Iskolák esetén könnyen megvalósítható ez évek váltása, a tanulók új csoportba rendelése
- A tanulókhoz kapcsolódó kedvezményeket dátum szerinti figyelheti, automatikus leállíthatja vagy figyelmeztetést kap a lejáratra, visszamenőleges változtatásokat is végrehajthat
- A rendszer tárolni tudja az év végén kiiratkozott tanulókat, az elszámolások során, mindig a lekérdezéseknek megfelelő dátumok szerinti állapotokat láthatja
- Egyedi hiányzáskezelés, rugalmas lekérdezések, a központi rendszer felé történő elszámolások gyors kezelése
Egyszerűbb intézményüzemeltetés a CareFlex szoftver használatával:
- Néhány kattintással készíthet éves összesítőt intézményi szinten, tetszőleges rendezéssel, elszámolási időszakok szerinti bontásban az étkezési normatíva alátámasztásához
- E-mail értesítéseket küldhet a szülőknek az elkészülő számlákról, hogy milyen tételekkel és milyen összértékkel készült el az adott számla
- A tanulókat, testvéreket, esetleg intézményben dolgozó szülőket egy kapcsolati hálóba rendezheti, így a kifizetések és értesítések is egy helyen kezelhetők
- Egyidejűleg több gépen is futtathatja a rendszert, különböző jogosultságokat adva a kollégák felé
Ügyvitel rugalmas támogatása
- Szoftverünkből az elszámolási időszakok végén számla nyomtatható, a törvényeknek megfelelő tartalmi és formai követelményekkel
- Több példányos nyomtatás is támogatott
- Fizetési mód választási lehetősége készpénz/átutalás, ezek rugalmas beállítása akár személyenként is lehetséges
- A számlán külön tételben szerepel az étkezés normatívák szerint illetve az alkalmazott korrekciók is
- A kifizetett számlákat egyszerűen adminisztrálhatja a programban, rögzítheti a kifizetés tényét, lekérdezheti a naplózási eseményeket, kinnlévőségeket
- A számlák könnyen átemelhetők az intézmény könyvelési rendszerébe, nem szükséges ? akár több száz számlát ? kézzel rögzíteni
- A CareFlex rendszer bevezetésével egyszerűvé válnak az ügyviteli feladatok intézményi szinten és szakfeladatonként is
A CareFlex használatával mérhetővé válik minden étkezéssel kapcsolatos folyamat, mivel a lekérdezési lehetőségek szabadon beállíthatók.
- étkezések
- jelenlét, hiányzások
- számlák
- forgalmi kimutatás
A CareFlex szoftver felépítése:
Felhasználói felület tervezésekor alapvető szempontunk, hogy az egyes funkciók a programablakból könnyel elérhetőek legyenek, az egymásra épülő funkciók esetében pedig amíg a meghívott funkciót támogató ablak be nem zárul, addig ne lehessen visszatérni a szülő funkciókhoz, illetve ha ott változtatás történt, azok minden esetben szinkronizálva legyenek a hívó ablak funkcióival.
- Egyszerű használat: Könnyen átlátható ergonomikus kezelőfelület
- Sokrétű törzsadatkezelés: számos, személyekhez és intézményhez kapcsolódó paraméter felvitele, rugalmasság
- Rugalmas lekérdezések: az egyes lekérdezési típusoknál szinte minden kapcsolódó mezőre lehet szűrést definiálni, akár több elem kijelölésével
- Több lépcsős jogosultságok a felhasználás területén: Tetszőleges jogosultsági szintek, fejlett felhasználókezelés
- Folyamatos naplózás: Az adatbázisban történt összes művelet rögzítésre és archiválásra kerül, így bármikor visszakereshető ki és mit módosított a rendszerben.
- Rendszeres archiválás: a programhoz kapcsolódóan lehetőséget biztosítunk arra, hogy a programhoz tartozó adatbázist külső eszközre vagy hálózati meghajtóra archiválja a program tervezett időpontokban.